Сроки хранения судебных дел в архиве

Законодательная база Российской Федерации

Сроки хранения судебных дел в архиве

  • ПРИКАЗ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.99 N 171 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ”

УКАЗАНИЯ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

1. Общие положения

1.1.

Настоящий Перечень документов составлен в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 года N 5341-1, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 года N 552, Положением о Федеральной архивной службе России, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года N 1562, Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 года N 1-ФКЗ “О судебной системе Российской Федерации”, Федеральным законом от 8 января 1998 года N 7-ФЗ “О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации”, Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, 1988 г., Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения документов, 1980 г.

1.2. Перечень является основным нормативным документом, определяющим сроки хранения всех категорий документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции.

1.3. Сроки хранения документов, установленные Перечнем, являются обязательными для всех федеральных судов общей юрисдикции.

1.4. Перечень служит целям обеспечения сохранности документов в делопроизводстве и отбора документов на постоянное хранение и уничтожение.

1.5. Перечень может быть использован при классификации документов, формировании дел и для составления номенклатур в делопроизводстве.

1.6. Для составления заголовков дел из Перечня берутся соответствующие наименования видов документов. В номенклатурах дел сроки хранения категорий документов и номера статей проставляются по Перечню.

1.7. Документы, срок хранения которых определен Перечнем “постоянно”, подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы, в виде подлинников в сроки, установленные Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

1.8. Документы временного хранения не могут быть уничтожены ранее установленных для них сроков хранения. По решению экспертной комиссии федерального суда общей юрисдикции сроки хранения отдельных дел могут быть продлены.

1.9. Сроки хранения категорий документов, выявившихся или образовавшихся после издания настоящего Перечня, устанавливаются Центральной экспертно – проверочной комиссией при Росархиве по представлению соответствующего федерального суда общей юрисдикции.

2. Структура Перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и содержит систематизированное перечисление видов документов, соответствующих основным направлениям деятельности федеральных судов общей юрисдикции.

2.2. Перечень состоит из разделов, соответствующих основным направлениям деятельности федеральных судов общей юрисдикции.

2.3. Статьи в разделах и подразделах Перечня расположены по степени значимости документов.

2.4. Сроки хранения документов в Перечне расположены в 3-й и 4-й графах применительно к структуре федеральных судов общей юрисдикции.

В графе 3 указаны сроки хранения документов в верховных судах республик, краевых, областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов.

В графе 4 отражены сроки хранения документов в районных судах.

2.5. Отметка “ЭПК” (экспертно – проверочная комиссия), проставленная в Перечне к некоторым категориям документов, означает, что такой документ может иметь научно – историческое значение и должен передаваться на государственное, муниципальное хранение.

2.6.

При определении сроков хранения документов должны учитываться все имеющиеся в примечаниях к статьям Перечня уточнения и разъяснения: “до минования надобности”, “до замены новыми”, “при отсутствии годовых отчетов – постоянно”, “после окончания расчетов”, “после окончания эксплуатации” и т.д. Отметка “до минования надобности” означает, что документы имеют ограниченное практическое значение (например: инструкции, правила).

2.7. Исчисление сроков хранения дел и документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например: исчисление сроков хранения дел, законченных делопроизводством в 1998 году, начинается с 1 января 1999 года.

2.8. Для документов по личному составу, которым установлены сроки хранения “75 л. ЭПК – “В” (75 л. – “В”), исчисление сроков хранения следует производить с учетом возраста человека, обозначенного в Перечне буквой “В” к моменту окончания дела.

Продолжительность хранения такого дела после окончания его делопроизводством должна равняться разности “75 – В”.

Например: личное дело секретаря суда (судебной коллегии), если оно окончено делопроизводством, когда ему было 25 лет, должно храниться в течение 50 лет (75 – 25 = 50).

2.9. Сроки хранения судебных дел и других материалов исчисляются:

для гражданских дел

а) с момента вступления решения в законную силу;

б) с момента вынесения определения о прекращении дела;

для уголовных дел

а) с момента окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

б) по делам с применением к осужденным условно – досрочного освобождения от отбывания наказания – с момента освобождения осужденных;

в) по делам условно осужденных – с момента истечения испытательного срока;

г) с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

3. Организация проведения экспертизы ценности документов

3.1. Под экспертизой ценности документов понимается определение политического, научного, социально – культурного значения документов в целях отбора их для хранения и установления сроков хранения.

3.2. Для проведения экспертизы ценности документов в федеральных судах общей юрисдикции создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК), в состав которых включаются наиболее квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений, а также представители соответствующих архивных учреждений.

3.3. Экспертные комиссии назначаются приказами председателей федеральных судов общей юрисдикции в составе не менее 3 – 5 человек.

3.4. Экспертные комиссии в своей работе руководствуются действующими правилами, инструкциями, указаниями Федеральной архивной службы России и соответствующих архивных учреждений по организации работы с документами, приказами и указаниями Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, положением об экспертной комиссии и настоящим Перечнем.

3.5. Экспертные комиссии осуществляют следующие функции:

– рассматривают проекты номенклатур дел структурных подразделений федеральных судов общей юрисдикции;

– организуют ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

– рассматривают описи на дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный, муниципальный архив, и описи на дела по личному составу постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, выносят решения о представлении их на утверждение экспертно – проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения;

– рассматривают акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

– рассматривают предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных настоящим Перечнем, и выносят решения о представлении этих предложений на рассмотрение архивного учреждения;

– участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов, типовых и примерных номенклатур дел и других методических пособий по делопроизводству и работе архивов учреждений;

– оказывают методическую и практическую помощь подведомственным судам по вопросам рассмотрения и согласования номенклатур дел, описей, актов и методических пособий по организации, хранению и учету документов.

3.6. Отбор документов на государственное, муниципальное хранение осуществляется после окончания делопроизводственного года. Отбор документов на хранение и уничтожение в федеральных судах общей юрисдикции, документация постоянного хранения которых подлежит приему в государственные, муниципальные архивы, должен проводиться путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством.

3.7. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

3.8.

Порядок и методика отбора судебных дел на постоянное хранение и к уничтожению установлены Инструкцией “О порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов федеральных судов общей юрисдикции”, утвержденной Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 4 ноября 1999 года N 137 и согласованной Федеральной архивной службой России (Росархивом) 29 октября 1999 года.

3.9. Из дел, отобранных к уничтожению, на постоянное хранение оставляются подлинники решений, приговоров и последующих определений и постановлений судов.

3.10. Дела, отобранные в результате экспертизы на постоянное и долговременное (свыше 10 лет) хранение, оформляются и описываются в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, 1992 г.

3.11. По окончании делопроизводственного года на отобранные дела постоянного хранения составляется опись. Опись состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел.

3.12.

Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный, муниципальный архив, подлежит утверждению экспертно – проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве (например: годовой раздел описи на дела, образовавшиеся в течение 1988 года, представляется на рассмотрение не позднее 1991 года).

3.13. В федеральных судах общей юрисдикции, в деятельности которых образуется не более 20 дел постоянного хранения в год, могут составляться разделы описи, включающие дела за 2 – 3 года.

3.14. По результатам ежегодного отбора документов на постоянное хранение должен рассматриваться вопрос о раскрытии и возможном снятии имеющейся на делах и номенклатурах дел данного года отметки “ЭПК”.

При необходимости также уточняются заголовки соответствующих дел и сроки их хранения.

В зависимости от принятого экспертной комиссией решения срок хранения этих дел может остаться временным, без отметки “ЭПК”, либо замениться на постоянный срок хранения.

3.15. Описи на дела, подлежащие сдаче на государственное, муниципальное хранение, составляются в четырех экземплярах. Два экземпляра описей на судебную документацию направляются на утверждение экспертно – проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.

3.16. Все описи, в том числе и на документы по личному составу долговременного (свыше 10 лет) хранения, подписываются председателем экспертной комиссии федерального суда общей юрисдикции.

3.17. Документы по личному составу, имеющие срок хранения “постоянно”, по согласованию с соответствующим архивным учреждением могут включаться в описи дел постоянного хранения общего делопроизводства.

3.18. Документы по личному составу долговременного (свыше 10 лет) хранения, в т.ч. с отметкой “ЭПК”, включаются в отдельные описи, которые составляются в двух экземплярах и одновременно с описями дел постоянного хранения за соответствующий период представляются на согласование экспертно – проверочной комиссии архивного учреждения.

3.19. Окончательный отбор на государственное, муниципальное хранение документов по личному составу с долговременными сроками хранения производится при передаче их в соответствующие государственные, муниципальные архивы.

3.20. На дела, отобранные для передачи в государственные, муниципальные архивы, составляются новые описи.

3.21. Уничтожение документов производится по акту, составленному и утвержденному председателем федерального суда общей юрисдикции в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, 1986 г.

3.22. Утвержденные к уничтожению документы сдаются для переработки на бумажные фабрики. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещается.

3.23. Сдача документов оформляется приемо – сдаточными накладными, в которых указывается количество включенных в акт дел и вес принятой партии документов.

3.24. Контроль за правильностью проведения экспертизы ценности документов и применения настоящего Перечня осуществляют Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации, Федеральная архивная службы России (Росархив) и архивные учреждения его системы.

  • ПРИКАЗ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.99 N 171 “ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ”

Источник: https://zakonbase.ru/content/part/228163

Срок хранения судебных дел в архиве суда

Сроки хранения судебных дел в архиве

При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются правила, предусмотренные:

Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения58, сдобренным Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 23 ноября 1979 г.

Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, одобренной Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 18 апреля 1980 г. и утвержденной приказом министра юстиции СССР 17 сентября 1980 г.

В судебных делах, подлежащих сдаче в архив суда, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу, заканчивается опись находящихся в деле документов, после чего общее количество листов в деле заверяется подписью секретаря.

Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела в архив дает народный судья (член суда), под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда.

Народный судья (член суда) обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.

При этом, исходя из требований Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, он руководствуется следующими правилами:

уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находящийся на свободе, заключен под стражу;

уголовное дело, по которому осужденный, находящийся на свободе, приговорен к условному осуждению с обязательным привлечением к труду, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел сообщения о том, что осужденный прибыл к месту отбытия наказания; уголовное дело, но которому лицо осуждено условно, считается законченным, когда осужденный взят судом на учет для осуществления контроля за его поведением. Если судом принято решение о необходимости назначить несовершеннолетнему осужденному общественного воспитателя, то дело считается закопченным после получения от комиссии по делам несовершеннолетних сообщения о назначении общественного воспитателя.

В тех случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка исполнения приговора, дело считается законченным после решения вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания — после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу;

уголовное дело, по которому объявлен розыск лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается закопченным по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного в отношении него приговора;

уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя об исполнении;

уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности п в отношении него применена принудительная мера медицинского характера, считается законченным после получения сообщения о помещении такого лица в лечебное учреждение;

уголовное дело, прекращенное судом по основаниям, предусмотренным ст. ст. 5, 6, 9 УПК РСФСР и соответствующими статьями УПК других союзных республик, подлежит сдаче и архив после вступления в законную силу определения суда о прекращении дела;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с привлечением лица к административной ответственности, считается закопченным после получения судом документа об уплате штрафа, или исполнения определения суда об аресте, или поступления сообщения от органов, ведающих исправительными работами, о получении ими копии определения суда;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с передачей материалов на рассмотрение товарищеского суда или комиссии по делам несовершеннолетних, считается законченным после получения сообщения о результатах его рассмотрения;

материал о направлении лица в лечебно-трудовой профилакторий для принудительного лечения от наркомании или алкоголизма считается законченным после получения сообщения о направлении лица в ЛТП;

уголовное дело, по которому с осужденных взысканы суммы в возмещение материального ущерба, причиненного преступлением, считается законченным после направления исполнительных листов для производства взыскания, извещения об этом взыскателя и оформления при солидарном взыскании сводного исполнительного производства.

Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска, считается законченным после выдачи взыскателю исполнительного листа, либо направления его по просьбе взыскателя или по инициативе суда для исполнения (ст. 340 ГПК РСФСР и соответствующие статьи ГПК других союзных республик);

гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным по вступлении решения в законную силу.

Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход государства, дело считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего поступление в доход государства взысканной суммы.

Порядок определения сроков хранения. Ежегодно, по окончании делопроизводственного года, в суде должна проводиться экспертиза научной и практической ценности документов, целью которой является отбор документов для последующего хранения.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом председателя суда.

Сроки хранения дел, нарядов, исполнительных производств и других документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем».

Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Сроки хранения документов, которые не предусмотрены «Перечнем», устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности.

Срок хранения, указанный в «Перечне», исчисляется:

для гражданских дел:

а) со дня вступления решения в законную силу;

б) со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения;

для уголовных дел:

а) со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

б) со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;

в) со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;

20 Заказ 2033 3Q5

г) со дня истечения испытательного срока при условном осуждении; со дня истечения отсрочки исполнения приговора несовершеннолетнему. В случае отмены отсрочки исполнения приговора о направлении осужденного для отбывания наказания— со дня окончания отбытия срока наказания;

д) с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

Для исполнительного производства срок хранения исчисляется со дня исполнения решения, а по делам о взыскании алиментов— со дня исполнения решения в данном суде.

По всем остальным документам (нарядам, книгам, картотекам, контрольным производствам и т. п.) срок исчисляется с 1 января следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отбор документов на хранение. Отбор документов на государственное хранение осуществляется после окончания делопроизводственного года.

Отбор документов на хранение и уничтожение в Министерстве юстиции СССР, органах, учреждениях юстиции и судах, документация постоянного хранения которых подлежит приему в государственные архивы, должен проводиться путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

Порядок и методика отбора судебных дел на постоянное хранение и к уничтожению установлены Инструкцией «О порядке хранения, отбора и передачи в архивы документов судов».

Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты.

Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений и постановлений по гражданским делам.

Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, и. о.

Источник: https://registrmsk.com/srok-hraneniya-sudebnyh-del-v-arhive-suda/

Классификация документов, образующихся в деятельности суда. Номенклатура дел в архиве суда

Сроки хранения судебных дел в архиве


Это процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризуют судопроизводство и судебное делопроизводство.

При классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве судов используется Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденный Судебным департаментом при Верховном Суде РФ.

2.Признаки и основания классификации документов в судах. Систематизация архивных документов.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

3.Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда и ее признаки. Особенность комплектования архивов судов электронными судебными документами.

3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “То же”, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи “Примечания” используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

3.7.6.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку “ЭПК”, причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 – 3.7.4.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости – указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

Источник: https://poisk-ru.ru/s19775t21.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.