Срок хранения дел в суде

Срок хранения судебных дел в архиве суда

Срок хранения дел в суде

При учете и хранении дел и других материалов в архиве соблюдаются правила, предусмотренные:

Перечнем документов Министерства юстиции СССР, органов, учреждений юстиции и судов, с указанием сроков хранения58, сдобренным Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 23 ноября 1979 г.

Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, одобренной Центральной экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления при Совете Министров СССР 18 апреля 1980 г. и утвержденной приказом министра юстиции СССР 17 сентября 1980 г.

В судебных делах, подлежащих сдаче в архив суда, подшиваются и пронумеровываются все документы, приобщенные к делу, заканчивается опись находящихся в деле документов, после чего общее количество листов в деле заверяется подписью секретаря.

Разрешение на передачу уголовного или гражданского дела в архив дает народный судья (член суда), под председательством которого дело было рассмотрено, или председатель суда.

Народный судья (член суда) обязан тщательно просмотреть все производство по делу, обращая особое внимание на исполнение вступившего в законную силу решения, приговора, определения, постановления.

При этом, исходя из требований Инструкции о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов судов, он руководствуется следующими правилами:

уголовное дело, по которому согласно приговору или определению суда осужденный подлежит заключению под стражу, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный, находящийся на свободе, заключен под стражу;

уголовное дело, по которому осужденный, находящийся на свободе, приговорен к условному осуждению с обязательным привлечением к труду, считается законченным после получения от соответствующего органа внутренних дел сообщения о том, что осужденный прибыл к месту отбытия наказания; уголовное дело, но которому лицо осуждено условно, считается законченным, когда осужденный взят судом на учет для осуществления контроля за его поведением. Если судом принято решение о необходимости назначить несовершеннолетнему осужденному общественного воспитателя, то дело считается закопченным после получения от комиссии по делам несовершеннолетних сообщения о назначении общественного воспитателя.

В тех случаях, когда в отношении несовершеннолетнего осужденного применена отсрочка исполнения приговора, дело считается законченным после решения вопроса об освобождении несовершеннолетнего от наказания, а при направлении его в места лишения свободы для отбытия наказания — после получения от соответствующего органа внутренних дел подтверждения о том, что осужденный заключен под стражу;

уголовное дело, по которому объявлен розыск лица, скрывающегося от суда после вынесения приговора, считается закопченным по получении извещения о задержании лица и исполнении вынесенного в отношении него приговора;

уголовное дело, по которому осужденный приговорен к штрафу или с него взысканы денежные суммы в доход государства, подлежит сдаче в архив по возвращении исполнительного листа с отметкой судебного исполнителя об исполнении;

уголовное дело, по которому вынесен оправдательный приговор, считается законченным после вступления приговора в законную силу;

уголовное дело, по которому лицо освобождено от уголовной ответственности п в отношении него применена принудительная мера медицинского характера, считается законченным после получения сообщения о помещении такого лица в лечебное учреждение;

уголовное дело, прекращенное судом по основаниям, предусмотренным ст. ст. 5, 6, 9 УПК РСФСР и соответствующими статьями УПК других союзных республик, подлежит сдаче и архив после вступления в законную силу определения суда о прекращении дела;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с привлечением лица к административной ответственности, считается закопченным после получения судом документа об уплате штрафа, или исполнения определения суда об аресте, или поступления сообщения от органов, ведающих исправительными работами, о получении ими копии определения суда;

уголовное дело, прекращенное судом в связи с передачей материалов на рассмотрение товарищеского суда или комиссии по делам несовершеннолетних, считается законченным после получения сообщения о результатах его рассмотрения;

материал о направлении лица в лечебно-трудовой профилакторий для принудительного лечения от наркомании или алкоголизма считается законченным после получения сообщения о направлении лица в ЛТП;

уголовное дело, по которому с осужденных взысканы суммы в возмещение материального ущерба, причиненного преступлением, считается законченным после направления исполнительных листов для производства взыскания, извещения об этом взыскателя и оформления при солидарном взыскании сводного исполнительного производства.

Гражданское дело, разрешенное с удовлетворением иска, считается законченным после выдачи взыскателю исполнительного листа, либо направления его по просьбе взыскателя или по инициативе суда для исполнения (ст. 340 ГПК РСФСР и соответствующие статьи ГПК других союзных республик);

гражданское дело, по которому в иске отказано, считается законченным по вступлении решения в законную силу.

Если суд вынес решение, постановление или определение о наложении штрафа, о взыскании государственной пошлины или иных сумм в доход государства, дело считается законченным после приобщения к нему документа, подтверждающего поступление в доход государства взысканной суммы.

Порядок определения сроков хранения. Ежегодно, по окончании делопроизводственного года, в суде должна проводиться экспертиза научной и практической ценности документов, целью которой является отбор документов для последующего хранения.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом председателя суда.

Сроки хранения дел, нарядов, исполнительных производств и других документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем».

Сроки хранения дел и нарядов, содержащих документы различной значимости, определяются по документам, имеющим наибольший срок хранения.

Сроки хранения документов, которые не предусмотрены «Перечнем», устанавливаются экспертной комиссией, исходя из их научной и практической ценности.

Срок хранения, указанный в «Перечне», исчисляется:

для гражданских дел:

а) со дня вступления решения в законную силу;

б) со дня вынесения определения о прекращении дела или оставления иска без рассмотрения;

для уголовных дел:

а) со дня окончания срока отбытия наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

б) со дня вступления в законную силу оправдательного приговора, а также определения или постановления о прекращении дела;

в) со дня освобождения осужденного от наказания при условно-досрочном освобождении;

20 Заказ 2033 3Q5

г) со дня истечения испытательного срока при условном осуждении; со дня истечения отсрочки исполнения приговора несовершеннолетнему. В случае отмены отсрочки исполнения приговора о направлении осужденного для отбывания наказания— со дня окончания отбытия срока наказания;

д) с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости.

Для уголовных дел, по которым заявлен и удовлетворен гражданский иск, учитывается срок исполнения приговора в части гражданского иска.

Для исполнительного производства срок хранения исчисляется со дня исполнения решения, а по делам о взыскании алиментов— со дня исполнения решения в данном суде.

По всем остальным документам (нарядам, книгам, картотекам, контрольным производствам и т. п.) срок исчисляется с 1 января следующего за годом окончания их делопроизводством.

Отбор документов на хранение. Отбор документов на государственное хранение осуществляется после окончания делопроизводственного года.

Отбор документов на хранение и уничтожение в Министерстве юстиции СССР, органах, учреждениях юстиции и судах, документация постоянного хранения которых подлежит приему в государственные архивы, должен проводиться путем полистного просмотра дел, законченных делопроизводством. Не допускается проведение экспертизы ценности только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

Порядок и методика отбора судебных дел на постоянное хранение и к уничтожению установлены Инструкцией «О порядке хранения, отбора и передачи в архивы документов судов».

Из отобранных к уничтожению дел оставляются на постоянное хранение подлинники приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов, из прекращенных дел оставляются определения о прекращении дела.

https://www..com/watch?v=hmJGuauyLpw

На подлинниках приговоров, решений и последующих определений и постановлений вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты.

Приговоры и последующие определения и постановления по уголовным делам хранятся отдельно от решений и последующих определений и постановлений по гражданским делам.

Из дел, подлежащих уничтожению, оставляются на хранение личные документы, которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, и. о.

Источник: https://registrmsk.com/srok-hraneniya-sudebnyh-del-v-arhive-suda/

Срок хранения уголовных дел в архиве суда по законодательству РФ

Срок хранения дел в суде

Отсутствие информации об организации их работы, а также о том, как определяется срок хранения уголовных дел и гражданского судопроизводства, приводит только к необоснованным тратам времени.

Для решения производственных задач, периодически возникает необходимость создать условия для хранения материалов гражданских, уголовных дел.

Нужны места, чтобы должностные лица могли изучать дела и принимать по ним решения.

Многоканальная бесплатная горячая линияЮридические консультации по уголовному праву. Ежедневно с 9.00 до 21.00Москва и область: +7 (495) 662-44-36Санкт-Петербург: +7 (812) 449-43-40

Нормативное регулирование

Работа по хранению уголовных дел организовывается в соответствии с требованиями приказа номер сто тридцать семь Судебного Департамента ВС РФ, начавшего своё действие в 1999 году. Приказ утвердил условия обеспечения сохранности, организацию отбора, порядок сдачи документации для федеральных и мировых судов.

В прокуратуре, следственном комитете, структурах МВД созданы и утверждены инструкции (должностные обязанности) по делопроизводству, хранению документов строгой отчётности, в том числе находящихся на этапе оперативной разработки, дознания и следствия.

Правила для должностных лиц:

  • во время отсутствия на рабочем месте документы сотрудник обязан хранить в запертом (иногда опечатанном) личном сейфе, ключ от которого передавать запрещено или в помещениях канцелярии;
  • выдача документов сторонним организациям разрешена только по указанию прокуратуры;
  • при передаче заводится карточка, составляется опись, оформляется акт;
  • прекращённые (приостановленные) дела сдаются в архив.

При выявлении фактов утраты документов, равно как и утечки информации находящихся в производстве уголовных дел, организовывается служебная проверка, к виновному должностному лицу принимаются строгие меры вплоть до уголовного преследования.

Сроки хранения

Инструкция обязывает принимать решение о передаче на архивное хранение рассмотренных и надлежаще подготовленных уголовных, а также других дел председателем судебной инстанции (коллегии) после проверки всего производства и исполнения решения (определения) или вступления приговора в законную силу.

Направляя в архив уголовные дела, учитывают следующие моменты:

  • при заключении лица под стражу нужно подтверждение территориального ОВД о состоявшемся факте задержания, сообщение исправительного учреждения о поступлении для отбывания срока;
  • при вынесении приговора об условном осуждении – лицо находится на учёте в полиции, контроль организован;
  • при назначении штрафа после поступления исполнительного листа с отметкой о его выполнении;
  • назначены работы принудительного характера – после взятия на учёт;
  • при запрещении занятия определённых должностей, ограничении передвижения
  • приговор должен быть вручён, учёт осуществляется;
  • если избрана мера воспитательного воздействия, то несовершеннолетнему лицу разъясняются сведения о его нарушениях и о взятии на учёт в подразделение МВД;
  • при приговоре об исключительной мере наказания должно быть получено уведомление о поступлении осуждённого к месту содержания и его исполнении;
  • при оправдательном решении за недоказанностью, дело в архив не сдают, а направляют в адрес прокурора для проведения дальнейших действий по установлению причастных к преступлению;
  • при оправдательном решении – время вступления в силу. 

Для определения окончательного срока хранения документов по уголовному, а также другим производствам назначается экспертная комиссия. Она оценивает степень их важности по многим параметрам (политическим, научно значимым, хозяйственным и иным) и принимает соответствующие решение. По давности хранения осуществляется актированное уничтожение дел.

Требования к архивному помещению

Обеспечению сохранности материалов уголовных и гражданских дел, других документов, подлежащих архивному хранению уделяется особое внимание.

К перечню основных требований к помещению и организации сохранности относят следующие:

  1. В помещении суда выделяется отдельное изолированное помещение без примыкания к санитарно-коммуникационным частям здания и размещения печных установок, а также дым выводящих конструкций.
  2. На окна монтируются решётки, а на запасной и основной вход – металлические двери.
  3. Освещение предусматривается только с электрическим энергопотреблением.
  4. Внутри архива организуется комната для работы с материалами, с предусмотренной возможностью естественного освещения.
  5. Обязательно устанавливается пожарная сигнализация и размещаются средства оперативного пожаротушения.

Непосредственное размещение материалов организовывается с применением передвижных стеллажных конструкций установленных размеров. Размещают их на некотором удалении от стен (касание архивных материалов к поверхности стен не допускается).

Упрощает работу архивариуса по поиску запрашиваемых материалов наличие специальных стеллажей для размещения картотеки. Все шкафы и стеллажи нумеруются с использованием специальных указателей, содержащих информацию о номерах регистрации и датам, относящимся к хранящимся материалам.

Основными требованиями архивных документов являются:

  • температурный режим в пределах от 14 до 20 градусов тепла;
  • состояние влажности воздуха не менее 50% и не более 60%;
  • постоянные мероприятия по предупреждению проявления плесени, паразитов, мышей и крыс;
  • плановая влажная уборка помещения и отчистка от пыли самих архивных папок.

Соблюдение вышеуказанных правил в достаточной степени гарантирует хранение материалов по уголовным и административным делам на необходимые для использования сроки. Применяемая структуризация классификации обеспечивает быстрый поиск запрашиваемой информации.

Востребование архивных материалов

Ознакомиться с материалами уголовных дел, находящихся в архивном хранилище, по письменному заявлению имеют возможность лица, относящиеся к участникам процесса (потерпевшие, законные представители с надлежаще оформленными полномочиями).

Основанием для действий архивариуса является решение председателя (заместителя) судебной инстанции, а также документ, подтверждающий личность заявителя.

Порядок предоставления информации представлен следующими условиями:

  1. При выдаче копии документов, лицо, их получившее, оставляет расписку, впоследствии приобщаемую к архивным материалам. Если осуществляется направление копий документов с использованием почтовых услуг, наряду с отметкой, приобщается копия письма, сопровождающего отправление.
  2. Если копии материалов размещаются на нескольких листах, то производится их нумерация и прошивание. Нить выводят на оборотную сторону крайнего листа, оклеивают их бумагой и ставят печать.
  3. Подлинники персональных документов, присовокуплённых к уголовному производству, выдаются по решению председателя судебной инстанции, одновременно заверенная копия приобщается к архивному делу. Тот же порядок касается и вещественных доказательств, не приобщённых к материалам следствия.
  4. Выдача повторных копий осуществляется только после внесения пошлины в пользу государства.

Судебные дела могут выдаваться из архива для ознакомления и в зале судебной инстанции лицам, имеющим прямое отношение к их рассмотрению (сотрудникам прокуратуры, следователю, адвокатам по делу, в отношении которых ведётся производство) с обязательным предъявлением удостоверений, подтверждающих личность и полномочия.

Ознакомившись с представленными выше сведениями об организации работы архивов, порядком принятия решений по срокам хранения документов, порядком их содержания, при необходимости, можно без значительных временных затрат найти необходимое решение суда или документы по уголовному делу.

Источник: https://ugolovnoe.com/pravo/delo/srok-hraneniya

Классификация документов, образующихся в деятельности суда. Номенклатура дел в архиве суда

Срок хранения дел в суде


Это процесс разделения документов на группы (подгруппы), каждая из которых имеет свои, обязательные, присущие только ей элементы, которые характеризуют судопроизводство и судебное делопроизводство.

При классификации документов, составлении номенклатуры дел и формировании дел по номенклатуре в делопроизводстве судов используется Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденный Судебным департаментом при Верховном Суде РФ.

2.Признаки и основания классификации документов в судах. Систематизация архивных документов.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание.

Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом “конфиденциально”.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

3.Единица систематизации документов архивного фонда в архиве суда и ее признаки. Особенность комплектования архивов судов электронными судебными документами.

3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.

3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;

даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “То же”, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи “Примечания” используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.

По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.

3.7.6.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку “ЭПК”, причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 – 3.7.4.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.

3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.

3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости – указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

Источник: https://poisk-ru.ru/s19775t21.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.